Безопасность. Орловская область

Электронный документооборот в организации

Любая организация пытается шагать в ногу со временем, поэтому сейчас все популярнее и актуальнее становится создание электронных документов, которые всегда находятся под рукой. Впрочем, несмотря на то, что это очень удобно и просто, люди еще не совсем доверяют подобной системе и большую часть бумаг распечатывают, создавая еще и бумажные архивы.

Электронный документооборот в организации – это замечательная система создания и упорядочивания электронных документов. Теперь не надо лезть в пыльные папки, чтобы отыскать бумагу годовой или трехлетней давности. Достаточно лишь сесть за компьютер, умело нажать несколько клавиш, — и все готово.

документооборот в организации

Какие преимущества можно отметить?

  • Вся деятельность организации легко контролируется руководителями, все бизнес-процессы становятся прозрачными и явными. Очень трудно что-нибудь случайно затерять или не сделать, как надо.
  • Значительно увеличивается оперативность всех процессов в организации, так как ведение электронной базы сокращает время на заполнение различных бумаг и создания многочисленных копий. Теперь готовы все бланки и шаблоны, куда достаточно вписать только необходимые данные, чтобы ценная бумага была готова.
  • Вся информация становится строго конфиденциальной. Электронная система позволяет отслеживать все операции, которые проводятся с файлами документов.
  • Конечно, повышенная скорость всех операций и автоматизация документооборота играют свою значительную роль и в конкурентной борьбе. Организация, которая быстрее всех справляется с поставленными задачами, всегда будет занимать лидирующие позиции.
  • Электронная система доступна и понятна всем людям, поэтому достаточно провести непродолжительное обучение для своих сотрудников, чтобы те освоили новые требования и смогли адаптироваться к ним.
  • Происходит эффективное накопление всех необходимых документов, доступ к которым всегда осуществляется быстро и просто.
  • Сокращение (или даже отсутствие) затрат на создание бумажного архива.

С какими проблемами можно столкнуться при переходе к данной системе?

  • Консервативно настроенные сотрудники, которые не готовы принять нововведения.
  • Низкий уровень образованности и обучаемости персонала организации.
  • Руководитель организации, критично настроенный против современных технических средств.
  • Постоянное взаимодействие с бумажными архивами других организаций.
  • Урегулирование юридического вопроса относительно электронных документов.