Безопасность. Орловская область

Современные системы электронного документооборота

Ни одна организация не обходится без документооборота. Даже если вы единственный учредитель фирмы с несколькими сотрудниками, то работа с документами будет существенным звеном в цепочке вашей деятельности. Про многочисленные бумаги давно слагают анекдоты и создают демотиваторы, однако факт остается фактом: документы есть и их много.

И если еще недавно приходилось все писать вручную и хранить огромные кипы бумаг в помещении, то теперь многое заметно упростилось. Поначалу системы электронного документооборота (обзор СЭД) должны были лишь помогать, а не замещать собой наличие бумажной документации. Однако постепенно возможности СЭД возросли, и теперь многое можно оставить на электронном носителе, не загромождая офисы распечатанными файлами.

Правда, многие организации (как правило, речь идет о федеральных и муниципальных) предпочитают не особо полагаться на СЭД и используют их только для создания копий. На всякий случай, так сказать. Например, в школе электронный журнал не вытеснил журнал обыкновенный. Более того, отметки учителя дублируют еще и в собственные блокноты. Но это уже дело личного удобства и вкуса.

Если же есть возможность полностью перейти на СЭД, то почему бы и нет? В случае необходимости не придется рыться в беспорядочных пачках, ведь все документы будут аккуратно разложены по электронным папкам с датами создания.

Современные СЭД выполняют несколько важных функций. Они позволяют:

• оперативно обработать обращения граждан, разобраться с входящей корреспонденцией, проконтролировать выполнение различных поручений, составить организационную документацию, которая сделает деятельность сотрудников еще более эффективной;
• общаться с клиентами и своевременно устранять возможные проблемы;
• создать архив, где будут храниться устаревшие документы, которые нельзя выкинуть, ведь никто не знает, когда и что из них вдруг понадобится;
• заниматься кадрами, принимать на работу и увольнять, распределять отпуска и оплачивать больничные листы;
• Заниматься коллегиальной работой, сохраняя протоколы совещаний, важные постановления и прочую важную документацию.

Одним словом, пользу СЭД сложно переоценить в нашем деловом мире, который любит порядок и скорость.

Мейнцер Антон